Мне кажется, самый важный нюанс здесь — отделить предварительную проверку по фото от фактического приёма документов. Даже если по почте написали, что комплект «подходит», я бы попросила отдельно подтвердить, что именно этот оригинал и этот перевод примут без замены на месте. В файл сохранила бы не только переписку, но и вложения в исходном виде, а распечатку взяла с собой. Один комплект — меньше движухи и поводов для разночтений.
Я бы ещё не смешивала предварительное «посмотрите, подходит ли» с окончательным подтверждением приёма. В письме прямо указала бы, что планируется подача именно этого оригинала и приложенного перевода, а затем попросила подтвердить порядок перед поездкой. Из личной привычки после поездок сохраняю документы и переписку офлайн и распечатываю комплект: телефон может разрядиться, а на месте важно быстро показать, что проверяли именно этот вариант, а не черновик.
Я бы ещё не считал письмо окончательной гарантией: даже при проверенном комплекте лучше уточнить, что ответ относится именно к обращению в консульский отдел, а не только к предварительной оценке документов. И отдельно сохранил бы дату отправки, адресата и вложения в одном архиве. Если перед поездкой меняется хоть одна формулировка перевода, запросил бы подтверждение заново, иначе на месте легко получить спор уже о другом комплекте.
Я бы к этому добавила ещё контрольную точку в чек-листе: перед выездом сверить не только текст последнего ответа, но и совпадение ФИО, дат и написания имён во всех файлах. В подобных документах одна мелкая расшифровка может дать лишнюю стыковку уже на месте. Я бы сохранила комплект в телефоне и распечатала, а письмо повторно отправила с теми же вложениями. До ясного письменного подтверждения локацию приёма в Хургаде не закладывала бы — Каир оставила бы запасным вариантом.
Я бы к этой схеме добавил ещё контроль версий: в названии файла указать дату и не менять его после получения ответа. Перед поездкой открыть именно этот PDF, оригинал и распечатанную переписку — чтобы случайно не взять исправленный перевод, который уже никто не подтверждал. Я обычно так собираю документы между командировками: отдельная папка офлайн, без надежды на интернет в нужный момент. По факту это скучнее, зато меньше поводов спорить на месте.
Я бы особенно не смешивал предварительную проверку и окончательное принятие документов. Фото могут помочь понять, подходит ли комплект в принципе, но на месте всё равно смотрят оригинал и именно тот перевод, который был приложен к письму. У меня с египетскими вопросами правило простое: если меняется хоть одна страница или формулировка, считаю это новым комплектом и заново прошу подтвердить порядок — перевод, МИД, консульский отдел и место приёма. Иначе дешёвый по времени вариант легко превращается в лишнюю поездку через Каир.
Я бы ещё не смешивала предварительную проверку с окончательным согласованием: в письме прямо указала бы, что фотографии нужны только для проверки порядка действий, а на месте понесу тот же оригинал и тот же перевод. И отдельно попросила бы подтвердить, что ответ относится именно к российскому документу из вложения, а не к свидетельствам такого типа вообще. После поездки в Каир я бы всё равно ещё раз сверила адрес и порядок приёма перед визитом.
Я бы к этому добавил контроль версий: в названии файла указать дату и оставить один финальный комплект, чтобы случайно не приложить к письму старый перевод. В самом запросе лучше попросить ответить, распространяется ли подтверждение именно на приложенные страницы и вариант заверения, а перед поездкой переслать тот же комплект без изменений. Тогда при расхождении на месте будет понятнее, что именно согласовывали, а не только общий порядок легализации.