По факту, я бы ещё заранее согласовал тайминг финального расчёта: не просто «после последнего счёта», а кто и как сообщает, что счёт получен, и каким документом подтверждается сумма. Иначе вся стыковка между актом, показаниями и возвратом депозита зависает в переписке. У себя хранил бы один файл: договор, опись по мебели, фото, показания и подтверждения оплат — с датами. Так меньше шансов, что через месяц появится внезапная «мелкая» задолженность.
Полностью согласен с разделением износа и повреждений. Я бы ещё снимал не только фото, но и короткое видео всей квартиры в день заселения: пройти по тем же пунктам, что в описи, отдельно показать показания и работающую технику. На фото иногда непонятно, был ли прибор включён и что именно проверяли. В Хургаде я бы не полагался на один общий чат: акт, фото и расчёт удержания складывал в отдельную папку, чтобы при выезде не искать нужное среди бытовой переписки. Без паники, но лучше педантично сразу.
Я бы в приложении отдельно прописала, что удержание из депозита возможно только по подтверждённому счёту, а не по устной оценке хозяина. У друзей в Каире как раз видела, что спор возникал не из-за самой суммы, а из-за отсутствия понятного финального расчёта. Поэтому мне спокойнее, когда в день выезда отправляется один файл: акт, фото счётчиков и мебели, список удержаний и сумма к возврату. Тогда не приходится потом собирать доказательства по разным сообщениям.
Я бы ещё заранее согласовала, в каком виде хозяин возвращает депозит: переводом или наличными, и попросила отметить это в приложении к договору. При наличном расчёте нужна простая расписка с датой, суммой и подписью обеих сторон. А по мебели полезно отдельно указать, какие предметы остаются в квартире и что происходит с вещами, которые хозяин обещал убрать: иначе при выезде легко получить спор уже не о повреждениях, а о самой комплектации.
Я бы ещё заранее договорилась, кто оплачивает мелкий ремонт и замену расходников, если это не связано с порчей имущества. Даже при подробной описи потом может возникнуть спор: поломка из-за износа или по вине арендатора. Это лучше вынести в то же приложение, рядом с мебелью, показаниями и депозитом. И при выезде попросила бы владельца письменно подтвердить, что претензий по этим пунктам нет, даже если вся сумма возвращается сразу.
Я бы в акте отдельно указал количество комплектов ключей и кто именно их получил. Это мелочь, но при выезде тоже может стать предметом спора. Ещё полезно, чтобы фото мебели и показаний были отправлены одним сообщением с датой, а не лежали только в телефоне арендатора: потом проще восстановить последовательность событий. В остальном согласен с общей логикой — чем меньше важных условий остаётся «на словах», тем спокойнее проходит окончательный расчёт.